مهارت کار تیمی
توانایی خوب کار کردن در گروه، شامل مجموعه ای از مهارت هاست که هر یک از اعضای گروه برای موفقیت بیشتر و بهتر تیم تجاری، موظف است تا مهارت های لازم برای بهبود بخشیدن به کار گروهی را در خود تقویت کند. اما آن مهارت ها چه هستند؟ ما در این مطلب به معرفی مهارت های لازم اعضای گروه برای پیشرفت در کار گروهی را به شما معرفی خواهیم کرد.
کارفرمایان از کارمندان خود انتظار دارند به عنوان عضوی از یک تیم، روحیه کار تیمی را در خود تقویت کرده باشند. کار تیمی برای تقریبا هر صنعتی از تجارت گرفته تا فن آوری اطلاعات و حتی سرویس های خدمات به مشتری ضروری است. این قضیه کاملا صادق است، حتی اگر به نظر برسد کار شما یک کار کاملا مستقل است. شما ممکن است اکثر وظایف شغلی خود را به تنهایی انجام دهید، با این وجود باید اینگونه فکر کنید که کار شما زمینه ساز اهداف بزرگتر سازمان است و باید دستاورد های خود را به افراد دیگر در سازمان انتقال دهید. صرف نظر از نقش شما در تیم، باید بتوانید با دیگران کار کنید و این واقعیت را به مدیران، کارکنان و کارفرمایان احتمالی منتقل کنید.
انواع تیم
سازمانهای مدرن در مورد تیمها و کار تیمی تعریف مشخصی دارند. صحبت ما بر تیمهای پروژه، نیروهای کاری، گروههای فعال، تیمهای خودمدیریتشده، گروههای هدایتکننده، تیمهای چندمنظوره، گروههای کیفیت، تیمهای مجازی، تیمهای مربوط به خدمات به مشتری، تیمهای مدیریت، کمیتههای ویژه، کمیتههای منظم و مستمر، و تیمهای جنگطلب میباشد. این فهرست تمامناشدنی است.
تیمهایی که به وجود آورنده و انجام دهندهی کار هستند، تیمهایی که پیشنهاد دهندهی کار هستند، و تیمهایی که مدیریت و هدایت کار را به عهده دارند. برای بهرهوری کامل از یک تیم باید این چارچوب و تقسیمبندی را به کار گرفت تا متوجه شویم آیا به یک تیم نیازی هست یا نه؛ و اگر هست، انتظار دارید که چه کاری برای شما انجام دهد. اگر برای یک تیم اهداف واضح و ملموسی لازم است بنابراین درک روشن و دقیقی از عملکرد یک تیم که جدا از انتظارات شما از عملکرد آن نیست، ضروری مینماید. بدون تبیین این اهداف قادر به پیگیری و دیدن عملکرد تیم و برآورد تأثیر آن نخواهید بود.
۱- تیمهایی که به وجود آورنده یا انجام دهندهی کار هستند
اکثریت تیمها برای تولید کالا و خدمات، فعالیت میکنند. گرچه برای مدیران، داشتن گروههایی که در آن مشکلات به صورتی پویا و خلاق بررسی و حل شود اهمیت زیادی دارد، اما در بیشتر مواقع خواست ما صرفاً انجام کار است. اینگونه تیمها در طول وجود خود، از اعضای مختلف و زیادی بهره خواهند گرفت. بار دیگر به این نکته اشاره میکنیم که لازم است در مورد اینکه نوع کار چیست و چه استانداردهایی لازم است، درک روشنی داشته باشیم. ابهام در مورد اهداف، شاید موجب قدرتمند شدن برخی از مدیران گردد اما میتواند موجب دلسرد شدن افراد ناآگاه شود. یک شرکت چندملیتی به نام “Do Korea” سرگروهی داشت که میگفت: “چطور میتوان متوجه شد کار به انجام رسیده است، چه برسد به اینکه متوجه شویم کیفیت کار نیز در چه حد بوده است؟”
۲- تیمهایی که پیشنهاد دهنده کار هستند
بسیاری از تیمهای پروژه(های خاص) در این دسته قرار میگیرند. این تیمها برای تحقیق در مورد مسایل مشخص، یا بهینهسازی فرآیندها و یا ارائهی راهحلهای نوآورانه تشکیل یافتهاند. در این مورد نیز باید درک صریح و روشنی در مورد تشکیل چنین تیمهایی وجود داشته باشد: آیا این تیمها موقتی و برای کوتاهمدت تشکیل یافتهاند و یا مغز متفکر بلندمدت و همیشگی تیمها هستند؟ اعضای آن هنگامی که به موفقیت میرسند و افتخار و اعتبار کسب میکنند باید دستیابی به این حالت را درک کنند. در اینجاست که آنها ضامن طولانی شدن عمر کاری خود، حتی فراتر از انجام آنچه که وظیفهی آنها تعیین شده است میباشند. حتی ممکن است کمک دیگر افراد که به آنها ایدههای جدیدی برای کارآیی بیشتر ارائه میدهند را به سختی دریافت کنند.
همچنین صداقت با دیگر افراد بسیار ضروری است. گروهی که برای بررسی گزینههای مختلف برای نقل مکان شرکت تشکیل شده است ممکن است وقتی دریابد انتخاب مورد نظر به دلیل موجود یک پارک به فاصلهی ۲۰ دقیقه از منزل مدیر عملیاتی بوده، دلسرد گردد. همچنین پیشنهاد میگردد که تصمیمگیریهای دشوار را با ایجاد کمیسیون فرعی به تعویق انداخت. مراجعه به گروه مشاور در مورد محل پارک کردن خودرو؛ یک خودکشی کاری محسوب میشود. این نکته درس مهمی به ما میآموزد یعنی اینکه بزرگترین وظیفهی این نوع تیم، راهنمایی تیم اجرایی است یعنی همان تیم انجام دهنده و سازندهی کار.
۳- تیمهایی که مدیریت و هدایت کار را بر عهده دارند
این تیمها به منظور هدایت و مدیریت کارها تشکیل یافته و لازم است که در آن، افراد کاردان و ماهر حضور داشته باشند. مهمترین قسمت، مدیریت آن بخش از خدماتی است که از خارج از سازمان تهیه شدهاند. فراهم آوردن منابع و خدمات از خارج از سازمان، اغلب باعث ناخشنود شدن اشخاصی میشود که تا پیش از این در آن حوزهها، دارای قدرت نفوذ و کنترل بودهاند. شاید هم برخی از این افراد تحریک شده، موجبات کارشکنی در این تیم شوند.
تیمهای مدیریت ارشد نیز در این زمره قرار میگیرند. مسئله اینجاست که آنهایی که در مناصب بالای یک سازمان قرار دارند حتی به صورت اسمی نیز به ندرت یک تیم نامیده میشوند. خیلی از این افراد به دلیل مهارت در کارشان، به مناصب بالا دست یافتهاند. نخبگان از نظر اخلاقی و رفتاری، توانایی همکاری و تشریک مساعی که لازمهی دوام و بقای یک تیم است را ندارد. اشخاص نیرومند و ماهر، اغلب همراهان خوبی برای یک تیم نیستند. البته این حالت، مشکل خاصی ایجاد نمیکند مگر در شرایطی که گروه تصمیم میگیرند به طور جدی در قالب یک تیم واقعی کار کند. افراد دون پایه (حتی در سازمانهایی که طبقات سلسله مراتبی در آنها زیاد از هم فاصله ندارد) با جملهی زیر، زیاد برخورد میکنند: “نگاه نکن خود من چطوری کار میکنم، تو باید آن جوری که به تو میگویم کار کنی”. در یک کار تیمی مانند هر کار دیگری، مدیران ارشد فقط راه میروند و حرف میزنند.
فواید کار تیمی
۱- بهرهوری بیشتر: افزایش بهرهوری تنها با همکاری تنگاتنگ کارکنان و مدیریت محقق میشود. تجربه ثابت کرده است که رابطهی ضعیف کارکنان و مدیریت باعث میشود تا کارکنان تمایلی به انجام کاری بیش از وظایف روزانهی خود، نداشته باشند. بنابراین سهیم کردن کارکنان در امور مدیریتی برای افزایش بهرهوری ضروری است.
۲- افزایش رضایت شغلی: کارکنانی که در تصمیمگیریهای سازمانی سهیم هستند، خود را بخشی از یک اجتماع میدانند که هدف مشترکی دارد. در این شرایط عزت نفس و خلاقیت کارکنان بیشتر میشود.
۳- افزایش کیفیت کار: شراکت در امور مدیریتی تعهد کارکنان را نسبت به اهداف سازمان افزایش میدهد، بنابراین آنها برای تأمین این تعهد تلاش بیشتری میکنند. از سوی دیگر، هنگام بروز مشکلات، کارکنان برای رفع آنها به یکدیگر کمک میکنند تا از کیفیت محصول یا خدمت کاسته نشود.
۴- پذیرش تغییر: مدیرانی که سبکهای مشارکتی را بهکار میگیرند، درمورد تغییرات اعمال شده پاسخ بهتری از کارکنان خود دریافت میکنند. مشارکت کارکنان باعث میشود آنها همیشه از تغییرات احتمالی آگاه و برای رویارویی و کنار آمدن با آنها آماده باشند.
۵- تعهد به تحقق اهداف: تصمیماتی که با مشارکت و رضایت کارکنان اتخاذ میشوند از حمایت و پشتیبانی بیشتری برخوردارند، چرا که کارکنان به تصمیمهایی که خودشان در آنها نقش داشتهاند تعهد بیشتری نشان میدهند و برای تحقق آنها تلاش بیشتری میکنند.
۶- کاهش ترک شغل: با مشارکت در تصمیمگیریها عزت نفس کارکنان افزایش مییابد و امکان برآورده کردن خواستههای کارکنان نیز فراهم میشود؛ در نتیجه احتمال ترک شغل کاهش خواهد یافت.
۷- ارتباط صمیمانه: مدیریت و کارکنان نباید در مقابل هم قرار بگیرند. برای عملکرد موفقیتآمیز کسبوکار، ضروری است که رابطهی خوبی بین کارکنان و مدیریت برقرار شود. کار گروهی با سهیم کردن کارکنان در امور مختلف، امکان ایجاد رابطهای نزدیک و صمیمی را فراهم میکند که احترام مدیران به دانش، تجربه و تحصیلات کارکنان را به همراه دارد. این مهمترین مزیت کار گروهی است.
۸- تقویت روحیه: در انواع سبکهای مدیریت مشارکتی، کارکنان امکان اظهار نظر دارند. این امر وفاداری کارکنان را در پی خواهد داشت؛ این وفاداری تحقق اهداف را آسانتر خواهد کرد. و مسلما تحقق اهداف سازمانی باعث دلگرمی و تقویت روحیهی کارکنان خواهد شد.
۹- افزایش انگیزه: مشارکت، محیط کاری خوب و مثبتی خلق میکند که امکان ابراز خلاقیت و قابلیتهای تحلیلی کارکنان را افزایش میدهد؛ فرصت ارائهی قابلیتها باعث تقویت انگیزهی کارکنان میشود.
۱۰- کاهش هزینه و اتلاف وقت: اگرچه بهکارگیری سبک مشارکتی ممکن است هزینههایی دربر داشته باشد اما منفعت ناشی از پیادهسازی موفقیتآمیز آن بسیار بیشتر است. همچنین چون در سبک مشارکتی تصمیمها به شکل گروهی اتخاذ میشوند، پذیرش و پیادهسازی آنها زمان کمتری میبرد.
۱۱- تقویت خلاقیت و نوآوری: خلاقیت و نوآوری دو مزیت ارزشمند مدیریت مشارکتی هستند. در تصمیمگیریهای گروهی، سازمان از همافزایی ناشی از دانش و انتخاب دامنهی متنوعی از افراد بهره میبرد. وقتی به جای مدیران همهی کارکنان امکان ابراز نظر داشته باشند، احتمال دستیابی به ایدهای کارآمد و یکتا افزایش مییابد.
۱۲- افزایش ظرفیت و اثرگذاری مدیریت: مشارکت کارکنان، وفاداری، تفاهم و همکاری دوسویه را به همراه دارد. بنابراین کارکنان به ندرت تصمیم به تقابل با مدیران میگیرند و در نتیجه مدیریت در مسیر پیادهسازی تصمیمهای سازمانی، اثرگذاری بالایی بر کارکنان دارد.
۱۳- محیط کار مثبتگرا: وقتی مدیران پذیرای نظرات کارکنان باشند و به آنها اهمیت بدهند، کارکنان نیز نسبت به سازمان احساس تعلق خواهند کرد. در نتیجه محیط کاری مثبتی شکل میگیرد.
۱۴- تصمیمات کارآمد: تصمیمگیری فرآیند انتخاب بهترین گزینهی ممکن است. با بهرهگیری از کارکنان، میتوان برای مشکلات مختلف راهحلهای متنوعی پیدا کرد، در نتیجه دستیابی به بهترین انتخاب آسانتر میشود.
۱۵- عملکرد بهتر: وقتی کارکنان به این باور برسند که برای سازمان ارزشمند هستند و نسبت به آن احساس وفاداری کنند، عملکرد سازمان بهتر خواهد شد. وقتی مدیران پیوسته و بهصورت فعال جویای نظرات کارکنان باشند، تصمیمهای بهتری اتخاذ میشود، زیرا بر دامنهی گستردهای از دانش، اطلاعات و تجربیات تکیه میشود.
۱۶- افزایش اعتماد: اعتماد عامل مهمی در رهبری موفق است. در سبکهای مدیریت اشتراکی روند تصمیمگیری معمولا برای همه آشکار و شفاف است. در نتیجه اعتماد کارکنان به مدیریت و به دنبال آن قدرت رهبری مدیران افزایش مییابد. همچنین شفافیت خود یکی از مزیتهای بالقوهی سبک اشتراکی است.
۱۷- علاقه به کار: گاهی ممکن است ایدههای کارکنان از سوی مدیران پذیرفته شود. این امر موجب غرور کارکنان و افزایش علاقهی آنها به کارشان میشود. در مقابل وقتی علت پذیرفته نشدن ایدهها به شکل واضحی برای کارکنان توضیح داده شود، علاقه و اشتیاق کارکنان به کارشان متزلزل نمیشود.
۱۸- پذیرش تصمیمها: با در نظر گرفتن نظرات و پیشنهادهای کارکنان در تصمیمگیریها، تصمیم نهایی بدون بحث و جدل از سوی کارکنان پذیرفته میشود. با مشارکت کارکنان در فرآیند تصمیمگیری، آنها به راحتی تصمیم اتخاذ شده را میپذیرند و برای تحقق آن تلاش میکنند.
۱۹- افزایش حسن نیت: با مشارکت و کار گروهی، رابطهی خوبی بین مدیران و کارکنان شکل میگیرد و کارایی کارکنان و کیفیت محصولات و خدمات تولیدی افزایش مییابد. شرایط کاری مناسب و خوشایند، عامل ارزشمندی است زیرا باعث میشود تا کارکنان میل بیشتری به بهتر شدن خود و کارها داشته باشند و با حسن نیت به سازمان خدمت کنند.
مراحل کار تیمی
۱- شکل گیری: در این مرحله وابستگی زیاد اعضا به رهبر تیم برای هدایت و راهنمائی وجود دارد. اعضا توافق کمی برروی اهداف تیم دارند. نقش ها ومسئولیت های فردی شفاف نیست. فرآیندهای کارتیمی نادیده گرفته می شود و سبک های متفاوت رفتار اعضا در تیم آشکار می شود.
۲- توفان: در این مرحله تعارض و یا اختلافاتی بین افراد و یا حتی رهبر تیم برای قدرت نمائی بروز می کند. وضوح اهداف بتدریج افزایش می یابد ولی عدم قطعیت ها هنوز وجود دارد.همچنین مجادله بر سر قدرت و تشکیل باندها ممکن است در درون تیم بوجود آید.در این مرحله ممکن است پیشرفت تیم متوقف شود مگر اینکه افراد باهم سازش کنند تاضمن داشتن عقاید و نظرات مختلف باهم در تیم کار کنند.
۳- هنجاریابی: در این مرحله اعضای تیم بتدریج با خلقیات و رفتار یکدیگر آشنا شده و سعی در پذیرش آراء یکدیگر دارند. در این حالت هریک از آنها بدنبال توافق با یکدیگر هستند، مسئولیت ها و قوانین مشخص می شود واعضا به یکدیگر و تیم اعتماد پیدا می کنند.در این شرایط افراد نیرو و انرژی خود را صرف رسیدن به هدف تیم می کنند.
۴- اجرا: در این مرحله افزایش دانش و مهارت اعضا برای شناخت و حل مساله بدلیل تعامل با یکدیگر افزایش یافته و منجر به ایجاد درک و نگرش مشترک و نهایتا تحقق اهداف می شود.
توکمن در سال ۱۹۷۵ مرحله پنجم را که مرحله تعلیق می باشد را به مدل فوق اضافه نمود. در این مرحله تیم پس از خاتمه ماموریت خود به حالت تعلیق در می آید. سازمان های موفق پس از اتمام فعالیت ها و رسیدن به اهداف، اعضا تیم را به عنوان یک دارایی به حساب می آورند و در صورت تعلیق موقت تیم، همچنان از آنان برای برنامه ها نظر خواهی می کنند و به نوعی با اعضا مشارکت فکری دارند که در صورت بروز مساله جدید مجدد این تیم ها بکار گرفته شوند زیرا تجربیات ارزنده ای تک تک اعضا این تیم ها دارند برای سازمان حایز اهمیت می باشد.
مهارت های ضروری برای کار تیمی
هر یک از اعضای تیم نیازمند تمرین مهارتهای ضروری کار تیمی بوده تا بتوانند تیم کاملی ایجاد کنند که در هر موردی دارای نظرات نزدیک به هم باشند. این مهارتها شامل موارد زیر است:
۱- گوش دادن به یکدیگر
وقتی شما عضوی از یک تیم هستید، باید به نظرات دیگران گوش دهید و احترام بگذارید؛ زیرا هیچ یک از ما کامل نیستیم. مهم نیست که چقدر نظرات آنها عالی باشد، بههرحال آنها ممکن است اشتباه کنند. ما فقط باید شنوندگانی باشیم که آن اشتباهات را به رسمیت شناخته و به آنها در بهتر کردن نظراتشان کمک کنیم. گوش دادن همچنین به اعضای تیم کمک میکند تا بتوانند نقاط قوت و ضعف خود را بهتر شناخته و برای بهبود آنها پیشنهادهایی به هم ارائه دهند؛ بنابراین در کار با تیم باید بتوانید مهارت گوش دادن را تمرین کنید و یاد بگیرید.
۲- مهارت سازمانی
مهارت سازمانی مسئولیت رهبر تیم است. رهبر تیم باید توانایی تعیین محل کار، حل مشکلات بالقوه در تیم و ایجاد عدالت بین هر عضو تیم را داشته باشد تا به این طریق اجازه ندهد که کارها به خاطر هر موضوعی متوقف شوند. علاوه بر این مهارتی که در کار تیمی ضرورت دارد، نحوهٔ سازماندهی کردن وظایف و کارهاست. این مهارت وظیفه همه اعضای تیم است. در زمان انجام وظایف، همه اعضای تیم باید نحوه انجام علمی کار را بدانند. همچنین اعضای تیم باید از میزان پیشرفت و زمان انجام کار اطلاع داشته باشند و سعی کنند با این برنامه زمانی خود را هماهنگ کنند.
۳- کمک و احترام به یکدیگر
در یک تیم، اعضا نیازمند کمک یکدیگر هستند. با فرض اینکه دیگر اعضای تیم دارای مشکلاتی هستند، شما باید تمایل به کمک کردن به آنها را داشته باشید. این کار ارتباطی عمیق بین اعضای جدید تیم ایجاد خواهد کرد. علاوه بر این، هر عضو باید به دیگر اعضا احترام بگذارد. نباید فکر کنید که از دیگران بهتر هستید، یا اینکه خودتان را دست بالا گرفته و دیگران را دستکم بگیرید. کمک کردن و احترام گذاشتن به یکدیگر بزرگترین انگیزه برای انجام کارها و رسیدن به اهداف مشترک است.
۴- مسئولیتپذیری نسبت به وظیفه خود
اینکه آیا شما بهصورت فردی کار میکنید یا در تیم، باید این مهارت را یاد بگیرید که در قبال کار خود مسئولیت داشته باشید. وقتیکه بهتنهایی کار میکنید، نتیجه کار زیاد خوب نیست، زیرا شما بهتنهایی باید مسئولیت کارها را به عهده بگیرید؛ اما کار کردن در تیم متفاوت است. اگر عضوی از تیم برای انجام کارهای محول شده به دیگران تکیه کند یا آنها را بهخوبی تمام نکند، بر روند کلی تیم تأثیر منفی میگذارد. شاید یک یا چندوظیفه کامل انجام شود ولی درنهایت آنچه در کار تیمی بهعنوان نتیجه قابلقبول سنجیده میشود، خروجی کل اعضای تیم است.
۵- تشویق و توسعه فردی
این مهارتها برای افرادی است که رهبر تیم هستند. یک رهبر این صلاحیت را دارد که بداند چگونه اعضای تیم را تشویق کرده و به آنها انگیزه دهد. همچنین باید بتواند شرایط را برای توسعه فردی همه اعضای تیم فراهم کند. هنگامیکه هریک از اعضای تیم مورد تشویق قرار گیرند و شانس توسعه را داشته باشند، انگیزهای در آنها ایجاد میشود که تلاش بیشتری برای انجام کارهای محول شده کنند. همچنین آنها متوجه میشوند که ارزش شخصیشان افزایشیافته است.
۶- ارتباط
شما باید راه برقراری ارتباط با دیگر اعضا را برای خود پیدا کنید. در غیر این صورت، احساس تنهایی خواهید کرد. گاهی اوقات ممکن است فکر کنید در تیم فردی ارزشمند نیستید، اما این فکر فقط تصور شماست. شما باید یاد بگیرید که چگونه به دیگران نزدیک شوید. تنها ارتباطات میتواند یک تیم کاملی ایجاد کند، زیرا هر عضو تیم در اشتراکگذاری و کمک به هم در انجام کارها اجتماعیتر خواهد شد.
۷- ایجاد وحدت و اتحاد بین اعضای تیم
اگر شما مهارتهای کار تیمی را نداشته باشید، به علت تفاوت بسیار بین نظرات، تضادها بهراحتی خود را نشان میدهد؛ بنابراین ایجاد اتحاد بین همه اعضای تیم برای انجام اهداف مشترک بسیار مهم است. اجرای این مهارت آسان نیست. بهمنظور ایجاد این اتحاد، همه اعضای تیم نهتنها باید نظرات خود را بیان کنند بلکه باید به نظرات دیگران گوشداده و احترام بگذارند و درعینحال بتوانند نظرات درست و نادرست را تجزیهوتحلیل و تشخیص دهند تا بتوانند دیگران را متقاعد کنند.
۸- بیطرف و صریح بودن
در هنگام کار در تیم، باید از خودخواهیهای شخصی خود چشمپوشی کنید، نسبت به چیزهای کوچک خشمگین نشوید، به اعضای تیم خود حسادت نکنید و از تضاد با دیگران اجتناب کنید. اگر فکر میکنید یک وضعیت و اتفاق منطقی نیست، شما باید خیلی صریح و رک نظرات و پیشنهادهای خود را ارائه دهید. اگر این کار را انجام دهید، قطعاً تحسین و احترام دیگران را از آن خود میکنید. ایجاد این اتحاد در تیم و همچنین انگیزه دادن به آنها، میتواند در پیشبرد اهداف تیم کمک بسیار زیادی کند.
چکیده
یک تیم گروهی از افراد است که در ارتباط با هدف مشخصی گرد هم آمده اند. ساختن یک تیم و انجام کار تیمی و گروهی از جمله مهمترین اصول انجام یک فعالیت تجاری و اقتصادی است. همه ما میدانیم که داشتن تخصص در زمینههای زیاد کار دشوار و تقریباً محالی است و از آگاه هستیم که هر فعالیت اقتصادی دارای جنبههای مختلفی است که در هر زمینه نیاز به یک متخصص و کاربلد دارد.
بنابراین ساختن یک تیم برای پیشبرد اهداف اقتصادی و انجام کار تیمی میتواند ما را در رسیدن به اهداف خود کمک کند. انجام کار تیمی و تعامل در گروه را می توان به عنوان اهرمی برای هم افزایی توانایی های افراد دانست که با آموزش مهارت های کار تیمی می توانند از مزایای آن بهره مند شوند کار تیمی همواره از اصول موفقیت در هرگونه فعالیتی به ویژه کسب و کار و فعالیت اقتصادی است که ما در این مقاله به بیان ضرورت آن پرداختیم که امیدواریم مورد استفاده تان قرار گرفته باشد.