قوانین استخدام نیروهای سازمان ،استخدام یک فرآیند کوتاه مدت و یک مرحلهای نیست و نیاز به اجرای سلسله مراتبی دارد و باید آن مراحل استخدام نیرو را رعایت کرد.
فرآیند استخدام چیست؟
قوانین استخدام نیروهای سازمان در هر سازمانی به شکلی منحصر به فرد تعریف شده عموماً، فرآیند استخدام توسط واحد منابع انسانی شرکتها صورت میگیرد. بعضی از شرکت ها هم برای استخدامی از آژانس های استعداد یابی کمک میگیرند.
سازمان ها به چند دلیل اقدام به نیرویابی می کنند:
۱- گسترش اهداف سازمانی
۲- کاهش پرسنل (یعنی یک نفر از سازمان رفته جایگزین میخواهند)
۳- سازمان تازه تاسیس باشد
روش های آگهی استخدامی زدن:
۱- آگهی های محلی(چسباندن پوستر یا چاپ تراکت)
۲- گذاشتن آگهی در سایت های اینترنتی و…
۳- گذاشتن آگهی در روزنامه ها
۴- دهان به دهان
قوانین استخدام نیرو های سازمان
۱- شناسایی نیاز استخدامی
یکی از مهم ترین قوانین استخدام نیروهای سازمان این است که قطعاً اگر ندانید به چه چیزی نیاز دارید، نمیتوانید آن را رفع کنید. دانستن این موضوع که شما به یک (موقعیت شغلی) در شرکت خود نیاز دارید کافی نیست. شما باید شرح وظایف کامل این موقعیت شغلی را نیز بدانید.
یعنی اینکه طرف مقابل وقتی برای استخدامی می آید باید بداند در چه زمینه شغلی میخواهد کار کند نه اینکه زمانی استخدام شد آن وقت شغلش تعیین شود.
۲ – برنامهریزی استخدام
زمانی که نیاز خود را به طور دقیق شناسایی کردید، حال زمان آن است که برای رفع این نیازها برنامهریزی کنید.
با هر فردی که در فرآیند و مراحل استخدام با او سر و کار دارید، هماهنگیهای لازم را انجام دهید و آنها را در جریان برنامهریزیها و کانالهای ارتباطی قرار دهید.
۳ – جستجو برای استخدام
در این مورد از قوانین استخدام نیرو کارشناسان منابع انسانی نباید گردآورنده باشند و باید به عنوان یک شکارچی عمل کنند. بسیاری از شرکتها تصور میکنند که با درج یک آگهی شغلی، بارانی از رزومههای متخصصان و کارشناسان درجه یک بازار بر سرشان میریزد. اما حقیقت طور دیگری است.
۴ – شناسایی کاندیداهای مطمئن
مرحله بعدی از مراحل استخدام نیروی مطمئن است. یافتن کاندیدای شغلی به تنهایی کافی نیست. یک سازمان (یا کارشناس استخدام آن) باید بتواند کاندیداهای اصلح را شناسایی کند. هر شخصی در سازمان میتواند برای یک موقعیت شغلی، یک کاندیدا پیدا کند. ولی باید کسی را استخدام کند که آپشن های کاری را داشته باشد.
۵ – جذب نیروهای درجه یک بازار کار
وقتی که کارمندهای مورد نظر تایید سازمان شدن باید کاری کنید که آنها شیفته کارشان شوند .
بسیاری از سازمان ها به طور کلی این نکته را فراموش میکنند: کارمندان خوب به یک شغل خوب علاقه ندارند. آنها به شغلی خوبی علاقه دارند که کارفرمایی فوقالعاده دارد. وقتی کارمند درجه یک شغلش را دوست داشته باشد ولی کارفرمای خودش را نپسندد هیچ وقت کار را قبول نمی کند.
۶ – مصاحبه تلفنی
مثلا شما تعدادی از نیرو های مطمئن در اختیار دارید حال باید با آنها یه مصاحبه تلفنی کنید که آیا میتوانند از پس فرآیند شما بر بیایند. خب تعدادی انتخاب شد و این کار تاییده مرحلی بعدی شما میشود یعنی مصاحبه حضوری.
۷ – مصاحبه حضوری
یکی از مهم تری قوانین استخدام نیروهای سازمان این است نباید زمان پاسخ به مصاحبه را به تاخیر انداخت موجب سردی نیرو میشود.کارفرمایان در زمان برقراری ارتباط با این کاندیداها باید شرایط آنها و موقعیت شغلی فعلیشان را نیز در نظر بگیرند. در غیر این صورت، آنها با شرکتهای دیگری وارد مذاکرده میشوند.
این موضوع برای نیرو ها مهم است در غیر این صورت پیشنهاد های کاری زیادی برایشان پیش می آید و پیشنهاد میشود.
۸ – ارسال پیشنهاد شغلی
مرحله ارائه پیشنهاد شغلی یکی از ظریفترین و حساسترین مراحل استخدام نیرو است. یک مدیر استخدام کارکشته به خوبی میداند که خوب بودن جلسه مصاحبه به این مبایعنی نیست که کاندیدای مورد نظر پیشنهاد شغلی او را میپذیرد. با این حال کار های پر کردن فرم و… گذرانده باشند. شما باید جوری برنامه ریزی کنید که بتوانید یک فرصت شغلی خوب ارائه کنند.
۹- تعیین پست های خالی سازمان قبل از نیرو یابی:
در استخدام نیرو اول از همه باید ببینیم چه پست هایی در سازمان خالی اند و این پست ها از چه نوع و در چه سطح از اهمیت قرار دارند و بعد اقدام به نیرویابی کنیم.گاهی با تجدید نظر در مشاغل و استفاده از اضافه کاری یا واگذاری کارها به خارج از سازمان دیگر نیازی به استخدام نیروی جدید در سازمان نخواهیم داشت.
روشهای نادرست جذب نیرو:
۱. آگهی استخدامی که به زبان خشک و رسمی نوشته شده.
بعضی از آگهیهای استخدام نیرو متقاضی را سوم شخص خطاب میکنند: «فرد منتخب این موارد را در اختیار خواهد داشت.» چرا به مخاطبان خود این را القا میکنید که انتخابشان نخواهید کرد؟
۲. آگهیهایی که محدوده حقوق را تعیین نمیکنند.
در آگهی زدن استخدام نیرو شما با این کار دارید وقت متقاضی و خودتان را تلف میکنید و این پیغام را میدهید: «ما محدوده حقوقی در نظر داریم اما نمیخواهیم به شما بگوییم به این امید که رقم پیشنهادی شما کمتر باشد.»
۳. سیستمهای ردیابی کمسرعت که جویندگان کار را وادار میکنند دهها فرم اینترنتی پر کنند.
در این سیستمها از تعاملات انسانی خبری نیست. در اینجا نیز شما دارید یک پیغام واضح به متقاضی میفرستید: «شما یکی از دهها نفری هستید که به این شغل علاقهمند است. برای ما مهم نیست چه کار کنی. میتوانی فرم پر کنی یا بروی پی کارت.»
۴. ایمیلهای اتوماتیکی که به متقاضی میگویند:
«اطلاعات شما دریافت شد» اما هیچ اطلاعات مفیدی به متقاضی نمیدهند. پیامی که به متقاضی منتقل میشود: «شاید یک روز به شما خبر بدهیم شاید هم نه. ولی خیلی هم امیدوار نباش.»
۵. تستهای قبل از استخدام که به متقاضی اعلام میکند:
«ما بیشتر به دنبال حذف گزینهها هستیم تا تعامل با افراد باهوش و بااستعدادی که برای این شغل مناسبند.»
۶. مصاحبههایی که شامل سوالهای کلیشهای هستند:
در مواقع استخدام نیرو یعنی مسئول مصاحبهای که هیچ اطلاعاتی درباره شغل مربوطه ندارد و هنوز رزومه متقاضی را ندیده است.
۷. درخواست از متقاضی مبنی بر افشای حقوق سابقش:
یعنی بهعنوان یکی از شروط استخدام. این روش در بسیاری از شهرهای ایالاتمتحده ممنوع شده است. یک مسئول استخدام باتجربه، به راحتی میتواند با نگاهی به رزومه فرد و صحبت با او، ارزش بازار او را تخمین بزند.
۸. قطع ارتباط کامل با متقاضی:
بعد از استخدام نیرو های جدید به محض اینکه فهمیدید آن هایی را که قصد استخدامش را ندارید. آیا سه دقیقه وقت ندارید که یک «نامه تشکر» محترمانه به تک تک متقاضیانی که رد شدهاند بفرستید؟
۹. درخواست از متقاضی برای اینکه قبل از استخدام، مجانی برایتان کار کند.
۱۰. فرآیند استخدام یعنی غربال متقاضیان با هدف پیدا کردن یک گزینه بیعیب و نقص:
این تفکر در استخدام نیرو اشتباه است. فرآیند جذب نیرو یعنی گشتن به دنبال کارمندی که برای حل مشکل سازمان، راهحل دارد؛ کسی که نیازهای سازمان را میشناسد و برای حل مشکل، شایستگی و هیجان دارد.
سیاست های کلی نیرویابی دو دسته اند:
۱- سیاست نیرویابی از داخل سازمان
۲- سیاست نیرویابی از خارج سازمان
مزایای نیرویابی از داخل سازمان:
تحریک کارکنان به ارتقای میزان دانش، مهارت و نوع رفتار خود جهت ارتقای پست شغلی خود
تقویت روحیه و حس وفاداری کارکنان نسبت به سازمان
کاستن هزینه های نیرویابی
شناخت متقابل سازمان و نیروها از هم
کاهش خطر ورود افراد ناباب به سازمان
معایب نیرویابی از داخل سازمان:
جلوگیری از ورود افراد و افکار و ایده های جدید به سازمان
تقویت ارتباطات غیر رسمی در سازمان
امکان کاهش کیفیت و کمیت کالا ها وخدمات قابل ارائه سازمان
مزایای نیرویابی از خارج سازمان:
ورود افراد و افکار نو به سازمان
تضعیف ارتباطات غیر رسمی در سازمان
احتمال افزایش کمیت و کیفیت کالا ها و خدمات قابل ارائه
معایب نیرویابی از خارج سازمان:
افزایش هزینه های نیرویابی
تضعیف روحیه کارکنان
افزایش خطر ورود افراد ناباب به سازمان
گزینش:
مرحله ای برای تشخیص و مقایسه شرایط متقاضیان شغلی با شرایط احراز مشاغل جهت انتخاب بهترین فرد برای پست شغلی مورد نظر است.
نسبت گزینش:
رابطه بین تعداد متقاضیان شغلی استخدام شده به جمع کل متقاضیان شغلی است.
گام های گزینش
سازمان ها برای گزینش افراد معیارهایی دارند. که در زیر برخی از آنها را نام می برم:
قوانین استخدام نیروهای سازمان و معیار هایشان
گام های گزینش:
سازمان ها برای گزینش افراد معیارهایی دارند. که در زیر برخی از آنها را نام می برم:
معیارهای سازمانی:
این معیارها ویژگی های لازم برای انجام موفقیت آمیز شغل در سازمان می باشد.
معیارهای اخلاقی:
سلسله ای از رفتارهای قابل قبول اجتماعی است مانند نظافت، نزاکت، رعایت حقوق دیگران، صداقت در کار و غیره.
معیارهای ارزشی:
یعنی فرد مذکور از نظر اعتقادی هماهنگ با سازمان باشد.به طور مثال کسی که برای ادارات دولتی کار می کند به صورت پیش فرض دولت را به عنوان یک اصل و سازمان بزرگ تر پذیرفته است.
در برخی سازمان ها انتخاب برای استخدام بر اساس تخصص خاص انجام می شود و در برخی دیگر استخدام بر اساس صالحیت های عمومی، علاقه به کار تیمی و غیره صورت می گیرد
موارد مهم در استخدام:
موارد مهم در قوانین استخدام نیروهای سازمان
۱-مهارت های درون فردی
۲- اخلاق کاری
۳- ابتکار و انعطاف پذیری
۴- درستکاری و وفاداری به سازمان
۵- مهارت های ارتباطی قوی (شفاهی و کتبی)
چارت فرآیند استخدام:
هر سازمان بر مبنای قوانین و اهداف خود اقدام به استخدام می نماید. فلوچارت فرآیند استخدام برای هر سازمان متفاوت می باشد. برای رسم فلوچارت استخدام سازمان موارد به ترتیب اولویت ذکر می شوند و به صورت متوالی قرار می گیرند.
نمونه ای از فلوچارت استخدام در زیر آمده است:
چاپ مطلب