راه های افزایش بهره وری در محیط کار
واژه بهره وری برای بسیاری از کارکنان و افراد جامعه واژه ای آشناست و بسیاری از مدیران در بیان رسمی و دوستانه خود از این سوال بسیار استفاده کرده اند. بهره وری چیست؟
انسان از دیرباز در اندیشه استفاده مفید، کارآ و ثمربخش از توانایی ها ، امکانات و منابع در دسترس خود بوده است و در عصر کنونی این امر بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گرفته است. محدودیت منابع دردسترس، رشد نیازها و افزایش جمعیت باعث شده است توجه و دراولویت قرارگرفتن افزایش بهره‌وری در رئوس برنامه ریزی سازمانی قرار گیرد. آشنایی و درک این مفهوم به عنوان یکی از مهم ترین مفاهیم مدیریت بسیار مهم است. یکی از تعاریف متداول برای علم مدیریت را می توان، استفاده حداکثری از حداقل منابع در جهت رسیدن به اهداف سازمان با بهره وری بالا برشمرد. اصطلاح بهره‌وری برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد و افراد با توجه به موقعیت خود، از نظر ارائه دهنده یا مصرف کننده خدمات، تعریف های متفاوتی از بهره‌وری دارند.
در واقع بهره وری حاصل کسری است که از تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش یکی از عوامل تولید بدست می آید. با این نگرش و محاسبه می توان از بهره وری سرمایه، مواد اولیه و نیروی کار صحبت نمود و مقدار شاخص بهره وری در واقع میزان اثر بخشی و کارآیی در یک سازمان را نشان می دهد و این افزایش بهره وری هدف غایی کلیه مدیران سازمانها می باشد. دنبال‌کردن این راهکارها کمکتان می‌کند بهره وری زندگی‌تان را بالا ببرید و خروجی خلاقانه‌ی کارتان را به بیش‌ترین حد برسانید.
۱- آنچه شروع می‌کنید را به پایان برسانید
رها کردن پروژه‌ای که نیمی از آن را انجام داده اید فقط باعث می‌شود استرس زیادی داشته باشید. چطور زمانی که می‌دانید یک کار ناتمام دارید می‌توانید به سراغ کار بعدی بروید؟ هنگامی که یک کار را به پایان می‌رسانید هورمون اندورفین آزاد می‌شود و احساس خوشحالی و آرامش می‌کنید. به خودتان انرژی دوباره بدهید و قبل از رفتن به سراغ کارهای بعدی در لیست کارهایتان، آنچه شروع کرده‌اید را به پایان برسانید.
۲- برنامه‌ی هفته‌ی بعد خود را از پیش تعیین کنید
یک لیست کار باعث می‌شود تا از ساعت‌ها سردرگمی در مورد آنچه باید انجام دهید رهایی یابید. در ابتدای هفته یک ساعت وقت بگذارید و یک لیست کامل از آنچه نیاز دارید انجام دهید را تهیه کنید؛ به این ترتیب شما می‌توانید مهم‌ترین کار را در اولویت بگذارید و اول از همه آن را به پایان برسانید که زمان را هدر ندهید.
۳- حواستان به ساعت باشد
یک روش خوب برای تست اینکه چقدر کارآمد هستید، این است که زمان مورد نظرتان در هر پروژه را اندازه بگیرید. شما باید وقت صرف شده برای هر کار و فعالیت (از جمله صحبت‌های معمولی با همکاران و درست کردن قهوه) را بنویسید و سپس می‌توانید مشخص کنید چه چیزی زمان شما را هدر می‌دهد و چگونه می‌توانید کارایی و بهره وری بیشتری داشته باشید.
۴- استراحت کنید
استراحت برای افزایش بهره وری ضروری است. هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید مانند ابتدای روز کارآمد باشید بدون اینکه به دور از منطقه کاری خود بروید، در واقع، دانشمندان می‌گویند که شما نمی‌توانید بیش از ۹۰ دقیقه در یک کار تمرکز کنید، به این معنی است که شما باید هر ۹۰ دقیقه در طول فعالیت استراحت کنید.
۵- مثبت فکر کنید
تفکر مثبت می‌تواند تأثیر بزرگی روی کارایی و بهره وری شما داشته باشد. این سناریو را تصور کنید: شما تحت فشار هستید، زیرا مهلت کمی برای پایان پروژه خود دارید. نتیجه اول، استرس زیاد است و عجله کردن غیر ضروری است و شما به جای انجام کار، زمان زیادی را صرف فکر کردن به آنچه باید انجام دهید می‌کنید . در حالی که اگر چشم انداز مثبت داشته باشید، سریع‌تر کار خواهید کرد بدون اینکه زمانی برای نگرانی صرف کنید و زمان بیشتری را صرف رسیدن به هدف خود خواهید کرد.
۶- حواس پرتی‌ها را کاهش دهید
یا گوشی شما در حال زنگ خوردن است، همکاران با هم در حال غیبت کردن هستند و یا صدای رادیو در پس زمینه می‌آید، حواس پرتی‌ها در محل کار می‌تواند تا حد زیادی بر میزان بهره وری و انگیزه شما تأثیر بگذارد. سعی کنید از این حواس‌پرتی‌ها اجتناب کنید. شما می‌توانید گوشی خود را خاموش کنید و از هدفون (اگر کار شما اجازه می‌دهد) استفاده کنید تا خودتان را تا حد ممکن متمرکز نگه دارید.
۷- مهلت‌های کوتاهتری به خود بدهید
سیریل نورثکوت پارکینسون یک بار نوشت: “اگر تا آخرین لحظه صبر کنید، تنها یک دقیقه طول می‌کشد تا کار را انجام دهید.” بیایید صادق باشیم: همه ما در موقعیتی مشابه قرار گرفته‌ایم که در آن آنقدر کار را به تعویق انداخته‌ایم که پروژه‌ی یک هفته‌ای را سه ماهه به پایان رسانده‌ایم. به همین ترتیب، ایده خوبی است که زمان کوتاهتری را تنظیم کنید و کارایی خود را از این طریق افزایش دهید.
۸- راحت باشید
زمانی که می‌خواهید کارآمد باشید راحتی در کار ضروری است. اگر شما یک شلوار جین بر تن دارید که فقط اندکی تنگ است، ذهن به جای تمرکز برای کاری که باید انجام دهید درگیر آن خواهد بود. به همین ترتیب، اگر شما در یک صندلی ناراحت کننده نشسته اید، روزانه بیش از یک ساعت از وقت خود را صرف از بین بردن درد خواهید کرد.
۹- محل کارتان را مرتب کنید
یک میز نامرتب می‌تواند به معنای یک زندگی بی‌نظم باشد و اگر شما دارای یک میز کثیف هستید، احتمالاً حداقل ۱۰ دقیقه در روز برای پیدا کردن دفترچه خاطرات، دفترچه یادداشت خود(حتی بدتر) اسناد محرمانه هدر می‌دهید. با ایجاد یک محیط سازمان یافته شما می‌توانید چیزهایی که می‌خواهید را آسان‌تر پیدا کنید و تمرکز بیشتری بر وظایف روزمره خود داشته باشید.
۱۰- از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
ایجاد یک لیست با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند که سازمان یافته باشید و پیشرفتتان را در طول روز به شما نشان دهد. شما همچنین می‌توانید مهلتی برای خود تنظیم کنید که اطمینان حاصل شود که به اهداف خود دست می‌یابید.
۱۱- به طور موثر ارتباط برقرار کنید
ارتباطات ضعیف می‌تواند موجب صرف هزینه و وقت شوند؛ بنابراین مطمئن شوید که در مورد هر چیزی در محل کار به طور واضح و مختصر بحث می‌کنید. در نظر بگیرید که با چه کسی صحبت می‌کند و روش ترجیحی ارتباط آن‌ها چیست.
۱۲- قورباغه را قورت دهید
ما به معنای واقعی کلمه به شما نمی‌گوییم که موجودی چهار پا را بخورید، بلکه بیان می‌کنیم که باید سختی را تحمل کنید و تمام کارهای خسته کننده‌ای که به تعویق می‌انداختید را قبل از انجام پروژه‌های دیگر کامل کنید. هنگامی که کار را به پایان رساندید، احساس خواهید کرد که باری از دوش شما برداشته شده است و احساس راحتی می‌کنید.
۱۳- سحر خیز باشید
زود بیدار شدن و انجام وظایف در ابتدای روز باعث می‌شود که احساس خوبی داشته باشید، کارآمد باشید و بهره وری خود را افزایش دهید. اگر تمام کارهای مهم خود را تا ساعت ۱۱ صبح انجام دهید، برای بقیه روز احساس خوشبختی و راحتی بیشتری خواهید داشت. پس سحرخیز باشید تا کامروا شوید.
۱۴- بازتاب داشته باشید
با بازتاب در فرآیندهای کاری خود، می‌توانید فهمید که چه کاری کارآمد است و در چه کاری اشتباه می‌کنید. پس از آن می‌توانید در مورد راه‌هایی برای بهبود روش‌ها و مؤثرتر کردن کارهای خود فکر کنید.
۱۵- حد خود را بشناسید
مهم است که حد خود را بدانید و سعی نکنید از در خستگی به خود فشار بیاورید. احتمالاً در این شرایط اشتباهاتی از روی بی‌دقت انجام می‌دهد زیرا شما خیلی خسته هستید. هنگامی که احساس خستگی می‌کنید، یک روز را استراحت کنید و دوباره با یک چشم انداز جدید و ذهنی تازه کار خود را آغاز کنید.
۱۶- مدیتیشن انجام دهید
هنگامی که ذهنی آزاد دارید، می‌توانید بهتر تمرکز کنید. هر روز صبح چند دقیقه را صرف مدیتیشن کردن می‌تواند نگرانی‌های شما را از بین ببرد و به شما کمک کند که در شغل خود کارآمدتر باشید. اگر واقعاً می‌خواهید این کار را انجام دهید، باید روزانه آن را دنبال کنید تا تمرکز خود را افزایش دهید.
۱۷- از حاشیه‌های محل کار دوری کنید
حاشیه‌های غیر ضروری می‌توانند برای اخلاق تیم و محیط کاری سمی باشند. هنگامی که درگیری صورت گرفت، مهم است که خود را وارد آن نکنید و یا سعی نکنید وضعیت را از بین ببرید. اگر در این حاشیه درگیر هستید، به طور خصوصی با همکار خود صحبت کنید یا با اداره منابع انسانی خود تماس بگیرید.
۱۸- خواب کافی داشته باشید
ما اغلب قدرت یک خواب شب خوب و اینکه چقدر بهره وری ما را افزایش می‌دهد را نادیده می‌گیریم. به عنوان یک کارمند تمام وقت، احتمالاً برای حفظ زندگی اجتماعی بیش از حد به خود فشار می‌آورید، داشتن زندگی حرفه‌ای و نگهداری از خانه سخت است، اما مهم است که زمان خواب خود را برنامه ریزی کنید و مطمئن شوید حداقل هفت تا هشت ساعت هر شب می‌خوابید، بنابراین با احساس طراوت و انرژی بیدار خواهید شد.
۱۹- به خود انگیزه بدهید
هنگامی که هدفی برای دستیابی دارید بهره وری شما بالاتر می رود. در مواقعی که انگیزه‌ای ندارید، به این فکر کنید که چرا این شغل را دارید: آیا به این دلیل است که می‌خواهید پس انداز کنید و به سفر بروید، ماشین رویایی خود را بخرید یا شاید فقط فرزندان خود را به مدرسه بفرستید ؟ هر دلیلی که دارید، زمانی که روز بدی را سپری می‌کنید، به آن فکر کنید.
۲۰- از خود مراقبت کنید
اگر می‌خواهید بهترین نسخه خودتان باشید و به عظمت دست یابید، باید اطمینان حاصل کنید که از خودتان مراقبت می‌کنید. این امر شامل غذا خوردن درست، خواب خوب و انجام تمریناتی است که شما را قوی و سالم می‌کنند. افزایش بهره وری در کار می‌تواند در دستیابی به تعادل نهایی کار و زندگی که همه ما به دنبال آن هستیم و در دستیابی به اهداف کمک کند و روش‌های جدیدی را برای سازمان‌دهی بیشتر در محل کار به شما بیاموزد.
چکیده
شما هیچ وقت قادر نخواهید بود که همه ی کارها را انجام دهید. بهره وری به مفهوم انجام همه ی کار ها نیست، بلکه به معنای گزینش کارهای با اولویت بیشتر و انجام آنهاست. اگر کارفرمایان انتظار برتری عملکردی مجموعه شان و افزایش بهره وری در محیط کار را داشته باشند باید در ابتدا و به معنای واقعی کلمه آن را در محیط کاری برای کارمندان شان ایجاد کنند تا نتیجه آن، بهره وری بیشتر کارمندان و در نهایت برتری مجموعه شان باشد. راهکارهای بیان شده در این مقاله می توانند در جهت تحقق این امرمفید باشند.
چاپ مطلب