راز ثروت

تاثیر زمان بر کسب و کار

شاید امروزه برای شما سوال باشد که زمان چه تأثیری در کسب و کار دارد. همه ی ما در طول یک روز فقط ۲۴ ساعت فرصت کار کردن داریم. و باید بدانیم که زمان تنها چیزی است که به صورت عادلانه بین همه تقسیم شده است. ولی نحوه استفاده از زمان بستگی به خود فرد دارد. بهتر است که برای موفقیت در کسب و کار مدیریت زمان داشته باشیم، مدیریت زمان تعیین میکند که چه کارهایی را باید انجام دهیم که مهترین هستند. این عمل به ما کمک میکند که چه کارهایی در اولویت قرار میگیرند و چه کارهایی حذف میشوند. در این مقاله با ما همراه باشید، تا تأثیر زمان بر کسب و کار را برای شما شرح دهیم.

مدیریت زمان چیست

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان، زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعتهایی برای تنظیم فعالیتهای خود ساختند. در طول تاریخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند    « وقت طلاست» گویای این توجه است.

جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های نو محیطی فراهم آورده اند که تقریباً در مدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد  اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود. این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن بصورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله ای است که فناوری آن را بوجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند.

در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری، کمتر در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند ، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما ، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.

مدیریت زمان بر کسب و کار

محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ، طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند. خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند.شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید. بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار کنیم.

درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم. روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست. با این حال ، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.

عوامل مؤثر مدیریت زمان بر کسب و کار

الف- مدیریت زمان در کار
بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا این‌که فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد. مواردی مانند تحلیل روش گذراندن وقت ، اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی مؤثر در مدیریت زمان است.

ب- کارها را سر وقت انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان ، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

ج- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید. هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید . برای مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می کنید ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هر یک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند.

د- تعیین ساعات اوج کاری
تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید.این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.

ه – استفاده از جلسات به نحو احسن
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود. بنابراین جلسات را بر اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده.

دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنطیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند. جلسات ساخت یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند. این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پربارتر می شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث می شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند.

سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت.برای مثال، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعات پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می شوید.

و- در صورت اثر بخش واگذار کنید
واگذاری زمان بیشتری ایجاد می کند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با واگذار گردن کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ می دهد. گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد. اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را واگذار کنید. دلیل دیگر عدم واگذاری کمال گرایی است. وقتی کاری را واگذار می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند.

اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می گیرند که کار مورد واگذاری را بصورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم واگذاری ترس از کاهش قدرت است. این چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از واگذاری بدست می آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می دهید. وقتی توانستید بر ترس های خود از واگذار  کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثر بخش واگذار کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی بایدواگذار شود. به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید.

این فهرست در تعیین کارهای نیازمند واگذاری کمک می کند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای واگذاری را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را واگذار کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد.

ز- میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و در هم بر هم کار می کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دسته بندی و بایگانی شوند، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشو ها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگه داشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می کند.

ح- روش ها را مناسب خود تطبیق دهید
توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

چکیده

مدیریت زمان بر کسب و کار مهمترین عمل موفقیت در کار است، که اگر برای انجام هر کاری زمان را به درستی تقسیم کنیم و به نحو درستی از آن استفاده کنیم. راه موفقیت شما بیشتر است. استفاده کردن از زمان ابزاری است که به هر طریقی از آن استفاده کنیم دیگر قابل برگشت نیست و دست یافتن به آن امکان پذیر نیست، چون هر فردی فقط یکبار میتواند از زمانی که در اختیار دارد استفاده کند، پس رمز موفقیت شما برنامه ریزی و مدیریت درست در کار است. ما در این مقاله تأثیر زمان بر کسب و کار را برای شما بیان نمودیم. که امیدواریم مورد استفاده تان قرار گرفته باشد.