اصول و فنون مذاکره
بخش عمده‌ای از رابطه‌های ما در زندگی، چه زندگی شخصی و چه محیط کسب و کار، از جنس مذاکره هستند. اصطلاح مذاکره، محدوده گسترده‌ای از فعالیت‌ها و رابطه‌ها را شامل می شود از تنظیم یک قرارداد تجاری بین المللی تا گفتگوی مجدد دو خویشاوند که با هم قهر کرده‌اند. مذاکره یک مهارت و دانش است که می توان اصول آن را آموخت. معمولا کارآفرینان مذاکره‌کنندگان خوبی نیستند. غالبا برای اولین بار در جایگاه مدیر یک کسب‌وکار ایستاده و برای ارتباط با سایر شرکت‌های تامین کننده یا توزیع‌کننده و یا حتی اعضای سازمان خویش بر تکنیک‌های مذاکره تسلط ندارند. برای تاسیس و موفقیت یک کسب‌وکار به صدها و گاه هزاران مذاکره نیاز است . در جایی در نقش فروشنده و در جایی دیگر در نقش مشتری باید بتوانید در قامت یک مذاکره‌کننده به خوبی عمل نمایید.
مذاکره از کودکی آغاز می‌گردد، همان زمان که برای دیدن برنامه تلویزیونی یا بازی با وسایل خود از مادرتان زمان بیشتری تقاضا می‌نمودید. اصول مذاکره در مدرسه یا دانشگاه به صورت رسمی آموزش داده نمی‌شود و هرکس بر اساس تجربه حاصل از محیط اطراف خویش (خانواده و جامعه) به سطحی از قدرت مذاکره دست می یابد.در ادامه به بیان برخی از تکنیک‌های مذاکره خواهم پرداخت که می‌تواند شما را یاری نماید.
تعریف مذاکره
– مذاکره ھنر رسیدن به تفاھم متقابل از طریق چانه زدن و بحث و استدلال بر سر نکات اصلی است.
– مذاکره فرآیندی است که افراد از موضع ھای واگرا، به موضع ھایی که توافق حاصل شود حرکت می کنند.
۱- پیش‌قدم شوید
«جان اف کندی»، رئیس‌جمهور پیشین آمریکا، گفته است: «بیایید هرگز کاملا بدون ترس مذاکره نکنیم، اما اجازه دهید هرگز از مذاکره‌کردن، نترسیم». قطعا یک رویکرد کنش‌گرایانه، به طرف آغازکننده اجازه می‌دهد مسئولیت فرآیند را به‌عهده بگیرد و به مذاکره شکل دهد. انجام اولین حرکت، به شما یک مزیت روانی می‌دهد. با استفاده از تکنیک لنگرانداختن که در ادامه برایتان بیان می کنیم، شما می‌توانید لحن بحث‌ها را نیز تعیین کنید. مطالعات نشان می‌دهند که در اکثر موارد، مذاکره‌کنندگانی که پیشنهاد خود را اول ارائه می‌دهند، مذاکره را به‌نفع خودشان به پایان خواهند رساند. مبارزه در میدانی که شما انتخاب کردید، انجام می‌شود؛ بنابراین نتایج به‌نفع شما خواهند بود. شما از امتیاز بازی در خانه، استفاده می‌کنید.
۲- به‌طور کامل برای نبرد آماده شوید
قبل از آنکه مذاکره کنید و حتی قبل از آنکه چنین جلسه‌ای را پیشنهاد کنید، حتما هدف‌تان را مشخص کنید (می‌خواهید درنهایت به چه چیزی برسید؟)؛ سؤالاتی را که باید بپرسید، از قبل تهیه کنید؛ برای سؤالات احتمالی، پاسخ آماده کنید و تمرین کنید (از یک دستگاه ضبط صدا استفاده کنید تا با گوش‌دادن به حرف‌هایتان، بفهمید تأثیرگذار هستند یا نه). پرحرفی در جلسه یا عدم آمادگی کامل باعث می‌شود، جدی گرفته نشوید و معامله‌ی مطلوبی نداشته باشید.مطالعات مختلف این نکته را ثابت کرده‌اند: هنگامی‌که آماده مذاکره شدید، از برگزاری جلسات در ۱۱ صبح و ۲ بعدازظهر و روزهای یک‌شنبه اجتناب کنید. سه‌شنبه، بهترین روز برای مذاکره است – بین ساعت ۸ تا ۱۰ صبح و ۴ تا ۵ بعدازظهر.
۳- از کلیشه‌ها اجتناب کنید اما اشتیاقتان را نشان دهید
از اصطلاحات معمول فروش و عبارات تکراری استفاده نکنید، چون اصلا جذاب نیست و عدم اشتیاق و ابتکار را نشان می‌دهد.خوب است که از ایده‌هایتان یادداشت تهیه کنید تا بتوانید به آنها مراجعه کنید، اما از روی یک متن نخوانید. درعوض، سعی کنید تا حدممکن، رفتاری طبیعی و مشتاقانه داشته باشید. درست مانند کلیشه‌ها، خواندن از روی یک متن نیز مانند نوعی کمک به‌نظر می‌رسد و عدم اعتماد به نفس شما را به طرف مقابلتان نشان می‌دهد. نشان‌دادن شوروشوق طبیعی، درمورد موضوع مورد بحث، اثری معکوس و مفید دارد.
۴- قدرت لبخند
صحبت‌کردن با لبخند، صدایی با فرکانس بالاتر در دهان شما ایجاد می‌کند. لبخند، تُن صدای شما را تغییر می‌دهد و به شنونده، اطمینان لازم را می‌دهد. داشتن حس شوخ طبعی، به‌همان اندازه مهم است و یک حاضرجوابی سریع، اما زیرکانه می‌تواند بسیاری از ترس‌ها را برطرف کند. همچنین به‌یاد داشته باشید که یک لبخند، قوی‌تر و متقاعدکننده‌تر از اخم است.علاوه‌براین، «نه» گفتن به چیزی که درحال لبخندزدن می‌گویید، سخت‌تر است. فرقی نمی‌کند روند مذاکره به‌نفع کدام طرف پیش برود، شما باید باملاحظه بمانید و به شیوه‌ای مناسب صحبت کنید. در تمام طول مذاکره، دوستانه، مؤدب و دقیق باشید و واضح و مختصر صحبت کنید.
۵- از زبان بدنتان استفاده کنید
طبیعی است که هنگام برقراری ارتباط از دست‌ها و بدنتان استفاده کنید. سعی کنید در هنگام مذاکره، حداکثر بهره را از آنها ببرید. به‌یاد داشته باشید هرچه بیشتر از سرودست‌تان درهنگام صحبت استفاده کنید، دامنه‌ی صوتی شما گسترده‌تر، جالب‌تر و متقاعدکننده‌تر خواهد بود. استفاده‌ی هرچه بیشتر از زبان بدن درحین مذاکره، اشتیاق شما را نشان می‌دهد. حتی هنگامی‌که با شخص دیگری در پشت تلفن صحبت می‌کنید، او قادر است از صدای شما، حالت صورت‌تان را احساس کند. تحقیقات دریافته‌اند که یک پیام، ۵۵٪ ازطریق زبان بدن، ۳۸٪ به‌وسیله‌ی نحوه‌ی بیان کلمات و فقط ۷٪ توسط خود کلمات منتقل می‌شود.
۶- گوش کردن را یاد بگیرید
این مورد، به رفتارهای خوب شما در جلسه برمی‌گردد. مهم نیست که مذاکرات چگونه پیش می‌روند، حرف بقیه را قطع نکنید؛ افکارتان را تازمانی‌که یک وقفه‌ی طبیعی در مکالمه به‌وجود بیاید، نگه دارید. صبور و آماده‌ی گوش‌کردن باشید و عجله نکنید. اجازه دهید جلسه، نفس بکشد.
۷- لنگر بیندازید
قانع‌کردن افراد برای پذیرش طرز فکر شما اصلا آسان نیست. خوشبختانه، فرآیندی به نام «لنگرانداختن» وجود دارد که می‌توانید از آن استفاده کنید که یک سلاح مخفی برای مذاکره‌ی بهتر است. این فرآیند به شما امکان می‌دهد نیاتتان را بیان کنید و برنظرات طرف مقابل تأثیر بگذارید. اگر اهداف‌تان را از همان اول تعیین کنید، طرف مقابلتان را بر آن خواهد داشت که نظر شما را به‌عنوان نقطه‌ی شروع مذاکره درنظر بگیرد. به‌عنوان مثال ممکن است شما بگویید: «می‌خواهم روشن کنم که تمایلی ندارم قیمت را به زیر ۱۰ هزار یورو کاهش دهم».
حتی کارشناسان مذاکره نیز تحت تأثیر لنگرانداختن، قرار می‌گیرند. لنگرانداختن از یک «سوگیری شناختی» استفاده می‌کند که در آن انسان‌ها تمایل دارند در هنگام تصمیم‌گیری‌های بعدی، به‌شدت روی اولین بخش از اطلاعات ارائه شده، تکیه کنند. نوشتن لنگرتان (جزئیات آنچه که می‌خواهید روی آن پافشاری کنید) از قبل، اعتبار بیشتری به موضع شما می‌دهد. از نظر روانشناسی، کلمات مکتوب، به‌نوعی قدرت بیشتری دارند.گام بعدی پس از لنگرانداختن، یک پیشنهاد نهایی خوب است. این باعث می‌شود طرف مقابلتان درعین‌حال که تاحدامکان به موقعیت باز شما نزدیک است، احساس رضایت کند.همان‌طور که «جان مینارد کینز»، در کتاب خود به نام «پیامدهای اقتصادی صلح» در سال ۱۹۱۹ اشاره می‌کند، «هنگامی‌که انتظار می‌رود نتیجه‌ی نهایی، یک توافق باشد، عاقلانه است که از دورترین (مطلوب‌ترین) موضع، شروع به مذاکره کنیم».
۸- قانون تکرار
تاکتیک رکورد شکسته – جایی‌که یک موضع، آنقدر تکرار می‌شود تا معتبرتر به‌نظر بیاید- یک سلاح روانشناختی دیگر است که می‌تواند برای القای عقاید و پیشنهاداتتان به ذهن فرد یا افرادی که سعی دارید متقاعدشان کنید، به‌کار برود.
۹- تغییر قدرت
مذاکره، مستلزم مقدار زیادی تعامل است. در زمان‌های مختلف، قدرت ممکن است، به‌نفع شما یا به‌نفع طرف‌های مقابل جابه‌جا شود. همیشه به‌یاد داشته باشید، اگر امور به‌نفع شما در جریان است، می‌توانید یک استراتژی حفاظت را درپیش بگیرید که در آن درمقابل تغییردادن نظراتتان، مقاومت می‌کنید. اجازه ندهید بحث‌های مختلف، سمت‌وسوی شما را تغییر دهند. از این طریق می‌توانید از منافعتان محافظت کنید.
۱۰- ریسک‌کنید
کسی که با ریسک‌کردن مخالف است، مانند فردی است که همه‌جا چتر به همراه دارد تا اگر باران آمد، خیس نشود. به‌طور کلی، درک ریسک در مقایسه با ریسک واقعی، مانع بزرگتری در مذاکره است. یک شخص می‌تواند از طریق مذاکره‌ی دقیق در طول شکل‌گیری قرارداد، اثرات نامطلوب ریسک را تاحد زیادی کاهش دهد. اشتباه رایج مذاکره‌کنندگان کم‌تجربه‌تر، فراموش‌کردن اهمیت «ارزش کل قرارداد» است که شامل ریسک‌ها می‌شود. به‌یاد داشته باشید در شرایطی که هیچ شاخص بازار مشخصی وجود ندارد، احتمال آنکه ارزش درک شده، متفاوت باارزش واقعی باشد، از همیشه بیشتر است. پیش‌قدم شوید و از مزایای آن استفاده کنید.
چکیده
مذاکره، بخشی از زندگی روزمره‌ی همه‌‌‌ی ماست. اما در برخی جنبه‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار است؛ مانند مذاکرات کاری. مذاکره‌ی ضعیف و غیراصولی، باعث از دست‌دادن پروژه‌ها و مشتریان کلیدی‌تان خواهد بود. خیلی از افراد فکر می‌کنند که مذاکره، کار آسانی است، اما اتخاذ تصمیم درست و داشتن لحن مناسب در لحظات حساس مذاکره برای اکثر افراد، دشوار است. اگر کنترل مذاکره از دست‌تان خارج شود، به نتایج ضعیف و پایین‌تر ازحدانتظار دست پیدا می‌کنید. پس باید به یک مذاکره‌کننده‌ی چیره‌دست تبدیل شوید. در اینجا گفتیم که چگونه مذاکره کننده بهتری باشیم. فقط به‌خاطر داشته باشید که این کار، فرآیندی زمان‌بر است و مستلزم تمرین و مطالعه‌ی بیشتر شماست.
چاپ مطلب